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The BIG 6 Eigenschaften eines Eventmanagers

Veranstaltungen haben viele Gesichter. Jeder Event ist anders, hat unterschiedliche Anforderungen, einen anderen Fokus und unterschiedliche Ziele sowie Zielgruppen. Die Eigenschaften eines Eventmanagers im Gegensatz dazu, sind allerdings gleich. Jeder Event, egal mit welchem Fokus und Ziel, benötigt einen strukturierten Eventprofi, um das Beste herauszuholen. Bist du ein Eventprofi? Checke die unten stehenden BIG 6 Charaktereigenschaften und finde heraus, ob du im richtigen Beruf steckst.

#1 Organisationstalent

Ohne diese Charaktereigenschaft wird es ziemlich schwierig eine Veranstaltung zielorientiert umzusetzen. Planen, organisieren, delegieren, Prioritäten setzen und Ablaufpläne schreiben. Alles im Blick haben, wissen wann was gemacht werden muss und punktgenau reagieren, dabei nie das Veranstaltungsziel sowie das Budget außer Acht lassen, dass macht einen guten Eventmanager/in aus.

#2 Kreativität

Nicht immer gibt es ein üppiges Budget für die Eventmanager. Um dennoch eine großartige Veranstaltung zu planen, ist es wichtig, nach rechts und links zu denken. Out of the box – dieser schöne Begriff wurde mir bereits im Studium immer wieder ans Herz gelegt. Um meine Kreativität zu fördern und andere Impulse zu bekommen, besuche ich unterschiedliche Events und lasse mich dort inspirieren. Man muss nicht immer das Rad neu erfinden, manchmal hilft es einfach Inspiration bei ähnlichen Veranstaltungen einzuholen. Pinterest, Instagram, Brainstorm Meetings im Team oder die klassische Recherche sind auch wunderbare Hilfsmittel, um die Kreativität zu fördern.

#3 Gesamtüberblick behalten

Je nach Größe der Veranstaltung spielen auch externe Dienstleister eine Rolle. Je umfangreicher die Veranstaltung, je mehr Partner sind involviert. Catering, Location, Technik, Agenturen, Künstler, Moderation etc. haben alle andere Anforderungen, Wünsche und brauchen individuelle Betreuung. Um das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren, gehört es, einen umfangreichen Ablaufplan zu schreiben. Dieser muss alle Dienstleister, Uhrzeiten, Einsatzorte, Ansprechpartner, wichtige Telefonnummern sowie Verantwortlichkeiten beinhalten. Je genauer der Plan, desto einfacher ist die Arbeit auf der Veranstaltung. Ich bin auf Veranstaltungen immer viel unterwegs, bin bei allen Dienstleistern präsent und stehe als Joker zum Einsatz zur Verfügung.

#4 Freundlichkeit

Klingt so wunderbar einfach! Mir hat meine Arbeitserfahrung in der Gastronomie enorm geholfen diese Charaktereigenschaft zu stärken. Serviceorientiert dem Kunden gegenüber, Freundlichkeit und ein Ruhepol sein – dass macht einen Eventmanager erfolgreich. Wenn dein Kunde mit deiner Leistung zufrieden ist, das Veranstaltungsziel erreicht wurde und du nachhaltig einen professionellen, stets freundlichen Eindruck hinterlassen hast, ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass du wieder gebucht wirst. Auch für das Empfehlungsmarketing ist diese Eigenschaft Goldwert. Also – stay friendly – no matter what!

#5 Lösungsorientiertes Handeln

Die Moderatorin steckt im Stau und kann die Veranstaltung nicht pünktlich, vielleicht gar nicht eröffnen. Der Sänger sagt wegen Krankheit kurzfristig ab. Der Kunde bringt am Abend spontan weitere, nicht eingeplante Gäste. Die Technik lässt dich im Stich…. Das sind nur ein paar mögliche Szenarien, die ein Eventprofi mit kühlem Kopf und dem Talent, lösungsorientiert zu handeln, meistern muss. All das muss stets mit #4 Freundlichkeit passieren. Wir Eventmanager haben immer einen Plan B – haben ein sehr gutes Netzwerk und können schnellstmöglich handeln. Wichtig hierbei ist, der Kunde soll / darf nicht spüren, dass es etwas gibt, was man nicht lösen kann. Er verlässt sich auf unser Organisationstalent – dafür bist du als Eventmanager da. Behalte einen kühlen Kopf, bleibe stets freundlich und wahre dein ruhiges Auftreten. Ziel ist es, eine Lösung zu finden, Herausforderungen zu meistern und den Kunden eine Alternative vorschlagen.

#6 Hands-On

Eine Hands-On Mentalität muss du leben! Du muss Spaß daran haben, überall zum Einsatz gerufen zu werden. Ob an der Garderobe jemand ausfällt, die Akkreditierung zu langsam läuft, die Dekoration zu spät geliefert wird, das Catering Team Unterstützung braucht oder, oder, oder. Es kann immer passieren, dass du als Eventmanager mit anpacken musst. Ich persönlich liebe es – ich bin leidenschaftliche Planerin und genieße vor allem die Organisation, die Kalkulation, die Priorisierung und Koordination an meinen Beruf. Auf Veranstaltungen bin ich aber am liebsten dort, wo es „schmutzig“ wird. Hinter den Kulissen helfen, am Küchenpass stehen und die Teller mit Dekoration verzieren oder dem Bar Team beim schnippeln der Orangen für den Aperol Spritz helfen – hach, da geht mein Herz auf. Sei dir niemals zu schade – packe dort an, wo du gebraucht wirst, damit die Veranstaltung ein Erfolg wird. Wenn du diese Eigenschaft nicht besitzt, kannst du dennoch großartige Veranstaltungen planen und umsetzten aber du verpasst den wunderbaren Teamspirit.

Welche Eigenschaften sollten Eventmanager deiner Meinung nach noch haben? Was denkst du zu meinen oben genannten BIG 6? Ich freue mich auf dein Feedback.

Deine Ilka

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